A emissão e o controle de notas fiscais são fundamentais para o sucesso de qualquer empresa. E, para que todo o procedimento seja realizado corretamente, é preciso entender sua importância e abrangência nos negócios.

Para realizar a emissão e o controle de forma adequada é sempre bom ter uma única pessoa responsável pelo preenchimento dos campos. Em empresas menores e mais enxutas, esse processo costuma ser mais fácil de operar. No entanto, quando falamos em gestão contábil, o cuidado é redobrado, principalmente em relação às notas.

Neste post, explicaremos por que é importante saber como fazer esse controle e emissão de forma correta. Acompanhe!

Por que a emissão e o controle de notas tomadas são importantes?

Sua importância não reside apenas no fato de permitir o controle fiscal da empresa, mas, também, por proporcionar uma visão mais ampla da condição econômica da companhia. E isso ajuda o gestor no processo de tomada de decisões.

Além disso, sabemos que podem ocorrer erros de preenchimento, perda de prazos para envio e outras falhas, normalmente cometidas por quem preenche o documento. Mas, esses são apenas alguns dos reveses que podem levar a sua empresa a sofrer penalidades e prejuízos diversos que ameacem a saúde da organização.

Portanto, gerenciar corretamente as notas fiscais é essencial para acompanhar os lucros e compreender as perdas do negócio. Isso é importante, também, para que a Receita Federal tenha um controle adequado das informações prestadas. Caso haja identificação de inconsistências ou erro nos dados, a empresa corre o risco de ser autuada.

Quais são as vantagens de controlar corretamente a emissão das notas fiscais?

Vejamos a seguir as vantagens que você pode ter ao gerenciar melhor as notas que a sua empresa emite:

• controle mais rigoroso das entradas de recursos no caixa;
• facilidade para identificar eventuais desvios de recursos;
• identificação da quantidade de recurso financeiro necessária para destinar ao pagamento de imposto em cada transação;
• em casos de devoluções ou trocas de produtos, há mais facilidade para resolver a questão, uma vez que você terá mais rapidez para encontrar a nota fiscal;
• economia de tempo para se concentrar em outras atividades, principalmente se fizer uso de um sistema online;
• organização e padronização. Ainda que o colaborador responsável pelo controle de notas saia da empresa, o trabalho continua fácil de manter;
• praticidade e agilidade para consultas posteriores;
• redução de custos com multas, falhas e retrabalhos;
• em casos de fiscalização, todos os documentos se encontram em dia.

Emissão e controle na prática

No Brasil, a nota fiscal eletrônica (NF-e) é obrigatória, portanto, da mesma forma que as impressas, deve ser guardada por cinco anos, no mínimo. Caso haja fiscalização na empresa, você se livra de uma possível multa.

Pensando nisso, a organização é crucial para manter tudo à mão, sem perdas em e-mails ou falhas de sistema. Por isso, uma boa opção é armazenar em nuvem, o que reduz muito o risco de perda de dados e danos a documentos.

Considere a automatização do controle de notas fiscais

Hoje, a vida empresarial ficou mais fácil e ágil com as inúmeras possibilidades que as ferramentas tecnológicas nos proporcionam. Você pode contar com uma infinidade de soluções para as mais diversas necessidades do setor contábil.

Um software de emissão de notas fiscais é um exemplo de diferencial competitivo, que pode ser de grande ajuda para a sua empresa. Ao optar pela automação da emissão e controle de notas fiscais, você consegue ter uma noção mais aprimorada sobre suas despesas e receitas.

Com isso, fica muito mais fácil criar estratégias de gestão de recursos mais otimizadas. Além do mais, com a ajuda da tecnologia, os custos são reduzidos, a produtividade aumenta e o atendimento ao cliente e a performance do seu negócio melhoram.

Concluindo

Conforme foi possível verificar, saber como emitir e controlar suas notas tomadas é vital para manter a empresa em situação regular frente às obrigações fiscais. Entretanto, essa gestão promove vantagens que vão muito além do mero suporte legal à empresa.

O acompanhamento do rendimento do negócio permite que sua equipe e você conheçam mais a fundo as transações realizadas, facilitando toda a gestão financeira da empresa. Assim, com mais controle e segurança, o sucesso chega e permanece por mais tempo.