Os principais motivos que dificultam a realização do correto registro de entradas e saídas do caixa costumam ser relacionados ao pouco tempo disponível, desconhecimento do processo ou uma equipe reduzida.

Mas, para manter as finanças sempre em ordem é muito importante fazer o fechamento do caixa todos os dias. Continue com a gente e entenda a importância de fazer o registro do fluxo de caixa corretamente!

O que é fluxo de caixa?

É o movimento de entradas e saídas de valores do caixa da sua empresa, ou seja, o dinheiro recebido e pago no negócio. Assim, um bom controle dessas entradas e saídas exige registros detalhados dos gastos e dos ganhos diários, por meio de disciplina.

Quando é preciso fechar o caixa?

A maneira correta de fechar o caixa é todos os dias. Por quê? Para evitar esquecimentos e erros em relação aos valores lançados. O registro de entrada e saída deve fazer parte da rotina diária da gestão financeira de qualquer empresa, de qualquer porte. E esses valores devem coincidir no final do dia.

Para que esse trabalho funcione e não deixe furos, é preciso muita atenção quanto aos lançamentos e a conferência dos valores. O mesmo deve ser observado em relação aos documentos usados para as transações feitas todos os dias.

Como devo registrar as entradas e saídas?

Abertura do caixa

O primeiro passo para um fluxo de caixa dar certo acontece no início das atividades do dia, em que o profissional responsável faz a abertura do caixa. Nessa etapa, ainda não há valores relativos às vendas, mas apenas o montante inicial de reserva, chamado de fundo de troco ou fundo de caixa.

Essa reserva em dinheiro deve ser mantida para pagar pequenas despesas que surgem ao longo do dia. Por se tratar de uma conferência rápida, vale a pena fazer todo dia.

Registro de entradas e saídas

Aqui, estamos falando das movimentações do caixa, que acontecem à medida que o dia avança, ou seja, os valores que entram e os que saem. Então, as entradas são relativas às vendas e as saídas, decorrem das despesas.

Além desse registro, é fundamental que você junte os comprovantes dessas operações, uma vez que eles serão essenciais para ajudar a fechar o caixa no final do expediente.

Para quem tem um sistema de gestão financeira, essa tarefa se torna bem mais fácil e segura. Isso porque a tecnologia automatiza todos os processos, centralizando as operações, bem como os comprovantes necessários para conferência.

É interessante dizer que, ao longo do processo de entrada e saída de valores, pode ocorrer a sangria de caixa, que nada mais é do que a realocação do dinheiro existente no caixa para outro ponto. É mais um registro que precisa ser feito. O mesmo acontece com o reforço de caixa, feito sempre que for necessário aplicar capital no caixa a fim de disponibilizar troco para os clientes.

Separação de comprovantes

Quanto a esse procedimento, lembre-se sempre de separar os documentos por tipo para facilitar ainda mais o fechamento do dia e evitar confusão. Assim, para exemplificar, você pode reunir os comprovantes de venda feita com cartão de débito, separando-os dos comprovantes de venda realizado por meio de cartão de crédito.

Finalmente, é importante separar os comprovantes de acordo com a bandeira do cartão. O mesmo deve ser feito com tickets, cheques e outras formas de pagamento.

Conferindo os valores do caixa

Nessa fase, quem opera o caixa deve contar os valores de acordo com o método de movimentação, que pode ser da seguinte forma:

• Dinheiro, levando em conta moedas físicas e cédulas;
• Cartões: compras no débito, a prazo ou com crédito;
• Cheques: à vista ou pré-datados;
• Tickets;
• Outras formas.

Além desses valores, é necessário considerar os pagamentos feitos a título de entrada de produtos para venda, salário de empregados, entre outros. Tudo o que acontecer relativo a entradas e saídas deve ser minuciosamente registrado para permitir um balanço correto no final do dia. Mesmo assim, é provável que nessas alturas, alguma inconsistência já tenha aparecido.

Finalizando o fechamento do caixa

Depois de tudo registrado e devidamente separado, conforme descrevemos acima, você deve somar todos os valores de entrada e saída do caixa. E, para que o resultado seja o desejado, as contas precisam bater.

Aparentemente, gerir entradas e saídas do caixa não parece algo complicado. Mas, todo cuidado é pouco, no decorrer do expediente, afinal, qualquer deslize ou esquecimento será suficiente para que as contas não fechem. Lembre-se de que o objetivo é fechar tudo redondinho.