Contabilidade

A emissão e o controle de notas fiscais são fundamentais para o sucesso de qualquer empresa. E, para que todo o procedimento seja realizado corretamente, é preciso entender sua importância e abrangência nos negócios.

Para realizar a emissão e o controle de forma adequada é sempre bom ter uma única pessoa responsável pelo preenchimento dos campos. Em empresas menores e mais enxutas, esse processo costuma ser mais fácil de operar. No entanto, quando falamos em gestão contábil, o cuidado é redobrado, principalmente em relação às notas.

Neste post, explicaremos por que é importante saber como fazer esse controle e emissão de forma correta. Acompanhe!

Por que a emissão e o controle de notas tomadas são importantes?

Sua importância não reside apenas no fato de permitir o controle fiscal da empresa, mas, também, por proporcionar uma visão mais ampla da condição econômica da companhia. E isso ajuda o gestor no processo de tomada de decisões.

Além disso, sabemos que podem ocorrer erros de preenchimento, perda de prazos para envio e outras falhas, normalmente cometidas por quem preenche o documento. Mas, esses são apenas alguns dos reveses que podem levar a sua empresa a sofrer penalidades e prejuízos diversos que ameacem a saúde da organização.

Portanto, gerenciar corretamente as notas fiscais é essencial para acompanhar os lucros e compreender as perdas do negócio. Isso é importante, também, para que a Receita Federal tenha um controle adequado das informações prestadas. Caso haja identificação de inconsistências ou erro nos dados, a empresa corre o risco de ser autuada.

Quais são as vantagens de controlar corretamente a emissão das notas fiscais?

Vejamos a seguir as vantagens que você pode ter ao gerenciar melhor as notas que a sua empresa emite:

• controle mais rigoroso das entradas de recursos no caixa;
• facilidade para identificar eventuais desvios de recursos;
• identificação da quantidade de recurso financeiro necessária para destinar ao pagamento de imposto em cada transação;
• em casos de devoluções ou trocas de produtos, há mais facilidade para resolver a questão, uma vez que você terá mais rapidez para encontrar a nota fiscal;
• economia de tempo para se concentrar em outras atividades, principalmente se fizer uso de um sistema online;
• organização e padronização. Ainda que o colaborador responsável pelo controle de notas saia da empresa, o trabalho continua fácil de manter;
• praticidade e agilidade para consultas posteriores;
• redução de custos com multas, falhas e retrabalhos;
• em casos de fiscalização, todos os documentos se encontram em dia.

Emissão e controle na prática

No Brasil, a nota fiscal eletrônica (NF-e) é obrigatória, portanto, da mesma forma que as impressas, deve ser guardada por cinco anos, no mínimo. Caso haja fiscalização na empresa, você se livra de uma possível multa.

Pensando nisso, a organização é crucial para manter tudo à mão, sem perdas em e-mails ou falhas de sistema. Por isso, uma boa opção é armazenar em nuvem, o que reduz muito o risco de perda de dados e danos a documentos.

Considere a automatização do controle de notas fiscais

Hoje, a vida empresarial ficou mais fácil e ágil com as inúmeras possibilidades que as ferramentas tecnológicas nos proporcionam. Você pode contar com uma infinidade de soluções para as mais diversas necessidades do setor contábil.

Um software de emissão de notas fiscais é um exemplo de diferencial competitivo, que pode ser de grande ajuda para a sua empresa. Ao optar pela automação da emissão e controle de notas fiscais, você consegue ter uma noção mais aprimorada sobre suas despesas e receitas.

Com isso, fica muito mais fácil criar estratégias de gestão de recursos mais otimizadas. Além do mais, com a ajuda da tecnologia, os custos são reduzidos, a produtividade aumenta e o atendimento ao cliente e a performance do seu negócio melhoram.

Concluindo

Conforme foi possível verificar, saber como emitir e controlar suas notas tomadas é vital para manter a empresa em situação regular frente às obrigações fiscais. Entretanto, essa gestão promove vantagens que vão muito além do mero suporte legal à empresa.

O acompanhamento do rendimento do negócio permite que sua equipe e você conheçam mais a fundo as transações realizadas, facilitando toda a gestão financeira da empresa. Assim, com mais controle e segurança, o sucesso chega e permanece por mais tempo.

Quem nunca ouviu falar que o Brasil é um dos países com um dos maiores impactos da carga tributária nas empresas? Para se ter uma ideia, uma empresa daqui precisa doar mais de 1.950 horas de seu ano só para quitar todos os impostos municipais, estaduais e federais. E, de acordo com uma pesquisa do Banco Mundial, esse período conta seis vezes mais que o do Caribe, por exemplo.

Em algumas situações, os impostos chegam a responder por 80% do preço do produto. A carga tributária da gasolina, por exemplo, é de 56,09%, enquanto a energia elétrica recebe uma incidência de 48,28%.

Neste post, falaremos sobre esse assunto e como isso impacta as empresas brasileiras. Continue a leitura e saiba mais!

Fatores que elevam muito o impacto da carga tributária nas empresas

Além de ostentar o posto de uma das maiores cargas tributárias do mundo, o Brasil também tem a mais elevada de toda a América Latina. São inúmeras taxas, contribuições e impostos que se desdobram em outros problemas, como:

• Os impactos da carga tributária nas empresas no Brasil, recai sobre o consumo, encarecendo os serviços e produtos;
• Ausência de retorno à população, que não encontra a efetiva contrapartida nos serviços públicos essenciais, como saúde, segurança pública, educação etc;
• Excesso de complexidade e burocracia, com cada tributo contendo regras, prazos, alíquotas, exceções e formas de recolhimento distintos.

Principais impostos federais componentes da carga tributária nas empresas

O que define os impactos da carga tributária nas empresas é seu regime tributário. Geralmente as micro e pequenas empresas, que se enquadram no Simples Nacional, apresentam um faturamento anual de R$ 3,6 milhões, no máximo. Assim, costumam ter uma alíquota de arrecadação entre 16% e 22%.

Quanto às companhias que integram o Lucro Presumido, elas calculam os impostos baseadas na margem de lucro pré-definida. As empresas que faturam algo superior a R$ 78 milhões, pagam o imposto de renda baseado no lucro contábil apurado.

E os impostos federais, quais são? Veja a seguir!

• IRPJ (Imposto de Renda de Pessoa Jurídica): seu valor é calculado conforme o regime tributário e o faturamento da empresa;
• CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido): tributo devido à seguridade social;
• PIS (Programa de integração Social): mais um tributo em benefício da seguridade do trabalhador. Seu valor é de 0,65% para as microempresas, pequenas empresas e para companhias de lucro presumido, e 1,65% para as companhias de lucro real;
• IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados): é relativo aos produtos fabricados e comercializados no Brasil ou no exterior;
• INSS (Instituto Nacional de Seguridade Social): recolhimento mensal para aposentadoria do trabalhador;
• COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social): trata-se de uma alíquota cobrada entre 3% e 7,6% para proteger os direitos básicos dos trabalhadores.

Impacto da carga tributária nas empresas

Os impactos da carga tributária nas empresas, certamente causam um grande desconforto. Além dos impostos federais, acima mencionados, existem os estaduais e municipais, como o ISS (Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza) e o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

Essa extensa quantidade de tributos causa enorme sobrecarga nas contas empresariais. Cerca de 64,8% dos lucros obtidos são destinados aos cofres públicos, o que dificulta muito e até impede o crescimento das empresas, encarecendo os produtos e serviços. A consequência é a perda de clientes.

Tempo necessário para apurar os cálculos

Além disso, há um impacto no tempo exigido para que equipes contábeis façam o correto cálculo e seus respectivos pagamentos. Aqui no Brasil, 1 funcionário de uma empresa, entre 200, trabalha no setor de contabilidade. Enquanto isso, nos Estados Unidos, por exemplo, a proporção observada é de 1 para 1000.

Mas, no Brasil, isso ocorre divido à dificuldade encontrada para calcular o valor de cada tributo recolhido, em razão da imensa burocracia existente nos processos. Isso explica as aproximadas 1.950 horas dispendidas para cumprir todas as regras do Fisco.

Com os impactos da carga tributária nas empresas e burocracia envolvida, a competitividade das empresas e a economia são sempre afetadas. Com uma população sem dinheiro para injetar na economia, há menor aquisição de serviços e produtos, o que influencia diretamente na indústria e no crescimento do país.

Por isso, há muito se discute a necessidade de uma reforma tributária no Brasil. Mas, enquanto isso não acontece, cabe às empresas trabalhar em um planejamento tributário mais eficiente, que reduza os impactos da carga tributária nas empresas, sem deixar de cumprir suas obrigações com o fisco.

Mas afinal, o que é Simples Nacional?

O Simples Nacional nada mais é que um regime simplificado de tributos para quem deseja abrir sua empresa. Ele foi regulamentado pela Lei Complementar nº 123 de 14/12/2006 e veio exatamente para facilitar a vida de empresários que pagam impostos para microempresas e empresas de pequeno porte.

Com essa modalidade, os impostos são unificados e podem ser pagos em uma guia única, o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional). Sendo assim, você desfruta de uma burocracia reduzida e paga tributos com muito mais facilidade.

Outro benefício desse regime é o recebimento de vantagens nas licitações públicas. Se você estava em dúvida sobre obter essa opção, agora ficou mais fácil avaliar!

Como funciona o imposto sobre o lucro de uma empresa?

Esse tipo de imposto é representado pela porcentagem da alíquota paga ao governo federal por parte das empresas. Isso ocorre sempre que as companhias distribuem tudo o que lucram entre seus investidores e sócios ou quando vendem ações.

Trata-se, portanto, de um imposto pago apenas por pessoas jurídicas e que incide sobre o lucro tributável de cada organização. O imposto normalmente é composto por porcentagens relativas ao Imposto de Renda de Pessoa Jurídica, além da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido.

Já o valor devido, varia conforme o regime tributário em que a empresa se enquadra, ou seja: Lucro Real, Lucro Presumido ou Simples Nacional. Isso também está atrelado à Demonstração do Resultado do Exercício da empresa. 

Como lidar com a alta carga tributária em momentos de crise?

Fazer gestão, lidando com os impactos da carga tributária nas empresas do Brasil é uma tarefa árdua em qualquer situação econômica, mas em momentos de crise, isso pode se tornar ainda mais desafiador. 

A primeira atitude a ser tomada é uma análise cuidadosa das despesas, a fim de identificar onde podem ser feitos cortes sem afetar a qualidade do produto ou do serviço oferecido aos clientes da empresa.

Além disso, é importante buscar entender se existem incentivos fiscais e programas governamentais que possam reduzir os impactos da carga tributária nas empresas. A negociação com fornecedores e clientes também pode ser uma alternativa, bem como a reorganização dos processos internos da empresa.

Contudo, é essencial que o empreendedor esteja sempre atualizado sobre a legislação tributária e busque auxílio de profissionais especializados para garantir que todas as obrigações fiscais sejam cumpridas adequadamente. 

Com planejamento estratégico e dedicação, é possível minimizar os efeitos dos impactos da carga tributária nas empresas Brasil e manter a saúde financeira da empresa, mesmo em momentos de crise

Os principais motivos que dificultam a realização do correto registro de entradas e saídas do caixa costumam ser relacionados ao pouco tempo disponível, desconhecimento do processo ou uma equipe reduzida.

Mas, para manter as finanças sempre em ordem é muito importante fazer o fechamento do caixa todos os dias. Continue com a gente e entenda a importância de fazer o registro do fluxo de caixa corretamente!

O que é fluxo de caixa?

É o movimento de entradas e saídas de valores do caixa da sua empresa, ou seja, o dinheiro recebido e pago no negócio. Assim, um bom controle dessas entradas e saídas exige registros detalhados dos gastos e dos ganhos diários, por meio de disciplina.

Quando é preciso fechar o caixa?

A maneira correta de fechar o caixa é todos os dias. Por quê? Para evitar esquecimentos e erros em relação aos valores lançados. O registro de entrada e saída deve fazer parte da rotina diária da gestão financeira de qualquer empresa, de qualquer porte. E esses valores devem coincidir no final do dia.

Para que esse trabalho funcione e não deixe furos, é preciso muita atenção quanto aos lançamentos e a conferência dos valores. O mesmo deve ser observado em relação aos documentos usados para as transações feitas todos os dias.

Como devo registrar as entradas e saídas?

Abertura do caixa

O primeiro passo para um fluxo de caixa dar certo acontece no início das atividades do dia, em que o profissional responsável faz a abertura do caixa. Nessa etapa, ainda não há valores relativos às vendas, mas apenas o montante inicial de reserva, chamado de fundo de troco ou fundo de caixa.

Essa reserva em dinheiro deve ser mantida para pagar pequenas despesas que surgem ao longo do dia. Por se tratar de uma conferência rápida, vale a pena fazer todo dia.

Registro de entradas e saídas

Aqui, estamos falando das movimentações do caixa, que acontecem à medida que o dia avança, ou seja, os valores que entram e os que saem. Então, as entradas são relativas às vendas e as saídas, decorrem das despesas.

Além desse registro, é fundamental que você junte os comprovantes dessas operações, uma vez que eles serão essenciais para ajudar a fechar o caixa no final do expediente.

Para quem tem um sistema de gestão financeira, essa tarefa se torna bem mais fácil e segura. Isso porque a tecnologia automatiza todos os processos, centralizando as operações, bem como os comprovantes necessários para conferência.

É interessante dizer que, ao longo do processo de entrada e saída de valores, pode ocorrer a sangria de caixa, que nada mais é do que a realocação do dinheiro existente no caixa para outro ponto. É mais um registro que precisa ser feito. O mesmo acontece com o reforço de caixa, feito sempre que for necessário aplicar capital no caixa a fim de disponibilizar troco para os clientes.

Separação de comprovantes

Quanto a esse procedimento, lembre-se sempre de separar os documentos por tipo para facilitar ainda mais o fechamento do dia e evitar confusão. Assim, para exemplificar, você pode reunir os comprovantes de venda feita com cartão de débito, separando-os dos comprovantes de venda realizado por meio de cartão de crédito.

Finalmente, é importante separar os comprovantes de acordo com a bandeira do cartão. O mesmo deve ser feito com tickets, cheques e outras formas de pagamento.

Conferindo os valores do caixa

Nessa fase, quem opera o caixa deve contar os valores de acordo com o método de movimentação, que pode ser da seguinte forma:

• Dinheiro, levando em conta moedas físicas e cédulas;
• Cartões: compras no débito, a prazo ou com crédito;
• Cheques: à vista ou pré-datados;
• Tickets;
• Outras formas.

Além desses valores, é necessário considerar os pagamentos feitos a título de entrada de produtos para venda, salário de empregados, entre outros. Tudo o que acontecer relativo a entradas e saídas deve ser minuciosamente registrado para permitir um balanço correto no final do dia. Mesmo assim, é provável que nessas alturas, alguma inconsistência já tenha aparecido.

Finalizando o fechamento do caixa

Depois de tudo registrado e devidamente separado, conforme descrevemos acima, você deve somar todos os valores de entrada e saída do caixa. E, para que o resultado seja o desejado, as contas precisam bater.

Aparentemente, gerir entradas e saídas do caixa não parece algo complicado. Mas, todo cuidado é pouco, no decorrer do expediente, afinal, qualquer deslize ou esquecimento será suficiente para que as contas não fechem. Lembre-se de que o objetivo é fechar tudo redondinho.