Por que é importante registrar todas as entradas e saídas do caixa?

Os principais motivos que dificultam a realização do correto registro de entradas e saídas do caixa costumam ser relacionados ao pouco tempo disponível, desconhecimento do processo ou uma equipe reduzida.

Mas, para manter as finanças sempre em ordem é muito importante fazer o fechamento do caixa todos os dias. Continue com a gente e entenda a importância de fazer o registro do fluxo de caixa corretamente!

O que é fluxo de caixa?

É o movimento de entradas e saídas de valores do caixa da sua empresa, ou seja, o dinheiro recebido e pago no negócio. Assim, um bom controle dessas entradas e saídas exige registros detalhados dos gastos e dos ganhos diários, por meio de disciplina.

Quando é preciso fechar o caixa?

A maneira correta de fechar o caixa é todos os dias. Por quê? Para evitar esquecimentos e erros em relação aos valores lançados. O registro de entrada e saída deve fazer parte da rotina diária da gestão financeira de qualquer empresa, de qualquer porte. E esses valores devem coincidir no final do dia.

Para que esse trabalho funcione e não deixe furos, é preciso muita atenção quanto aos lançamentos e a conferência dos valores. O mesmo deve ser observado em relação aos documentos usados para as transações feitas todos os dias.

Como devo registrar as entradas e saídas?

Abertura do caixa

O primeiro passo para um fluxo de caixa dar certo acontece no início das atividades do dia, em que o profissional responsável faz a abertura do caixa. Nessa etapa, ainda não há valores relativos às vendas, mas apenas o montante inicial de reserva, chamado de fundo de troco ou fundo de caixa.

Essa reserva em dinheiro deve ser mantida para pagar pequenas despesas que surgem ao longo do dia. Por se tratar de uma conferência rápida, vale a pena fazer todo dia.

Registro de entradas e saídas

Aqui, estamos falando das movimentações do caixa, que acontecem à medida que o dia avança, ou seja, os valores que entram e os que saem. Então, as entradas são relativas às vendas e as saídas, decorrem das despesas.

Além desse registro, é fundamental que você junte os comprovantes dessas operações, uma vez que eles serão essenciais para ajudar a fechar o caixa no final do expediente.

Para quem tem um sistema de gestão financeira, essa tarefa se torna bem mais fácil e segura. Isso porque a tecnologia automatiza todos os processos, centralizando as operações, bem como os comprovantes necessários para conferência.

É interessante dizer que, ao longo do processo de entrada e saída de valores, pode ocorrer a sangria de caixa, que nada mais é do que a realocação do dinheiro existente no caixa para outro ponto. É mais um registro que precisa ser feito. O mesmo acontece com o reforço de caixa, feito sempre que for necessário aplicar capital no caixa a fim de disponibilizar troco para os clientes.

Separação de comprovantes

Quanto a esse procedimento, lembre-se sempre de separar os documentos por tipo para facilitar ainda mais o fechamento do dia e evitar confusão. Assim, para exemplificar, você pode reunir os comprovantes de venda feita com cartão de débito, separando-os dos comprovantes de venda realizado por meio de cartão de crédito.

Finalmente, é importante separar os comprovantes de acordo com a bandeira do cartão. O mesmo deve ser feito com tickets, cheques e outras formas de pagamento.

Conferindo os valores do caixa

Nessa fase, quem opera o caixa deve contar os valores de acordo com o método de movimentação, que pode ser da seguinte forma:

  • Dinheiro, levando em conta moedas físicas e cédulas;
  • Cartões: compras no débito, a prazo ou com crédito;
  • Cheques: à vista ou pré-datados;
  • Tickets;
  • Outras formas.

Além desses valores, é necessário considerar os pagamentos feitos a título de entrada de produtos para venda, salário de empregados, entre outros. Tudo o que acontecer relativo a entradas e saídas deve ser minuciosamente registrado para permitir um balanço correto no final do dia. Mesmo assim, é provável que nessas alturas, alguma inconsistência já tenha aparecido.

Finalizando o fechamento do caixa

Depois de tudo registrado e devidamente separado, conforme descrevemos acima, você deve somar todos os valores de entrada e saída do caixa. E, para que o resultado seja o desejado, as contas precisam bater.

Aparentemente, gerir entradas e saídas do caixa não parece algo complicado. Mas, todo cuidado é pouco, no decorrer do expediente, afinal, qualquer deslize ou esquecimento será suficiente para que as contas não fechem. Lembre-se de que o objetivo é fechar tudo redondinho.

Quais são os serviços prestados por uma empresa de contabilidade?

Os serviços contábeis são fundamentais para o bom funcionamento da sociedade como um todo. É muito comum vermos empresários e pessoas físicas sempre preocupados com o cumprimento de seus compromissos em relação ao fisco e outras tantas obrigações necessárias para manter os negócios em dia.

No entanto, poucos realmente se voltam para os detalhes do que acontece dentro do universo contábil. Mas, para quem ainda não conhece a rotina de serviços de uma empresa de contabilidade, é interessante tomar conhecimento de algumas das principais atividades que compõem seu dia a dia.

Pensando nisso, separamos algumas das principais e descrevemos para que você saiba, de antemão, o que pode ser solicitado em um escritório contábil. Vamos conferir?

Abertura de empresa

A abertura de um negócio novo envolve uma série de questões burocráticas que, frequentemente, testam a paciência da maioria de nós, concorda? Mas, para as empresas de contabilidade, trata-se de uma tarefa prática e relativamente fácil. Por isso, os contadores costumam acompanhar todo o processo de abertura de empresa sem grandes problemas.

São profissionais que verificam toda a legislação municipal, estadual e federal aplicáveis a cada caso, com o objetivo de cumprir todos os procedimentos exigidos a fim de evitar problemas futuros. Os profissionais auxiliam, inclusive sobre as melhores modalidades de empresa para cada situação em particular.

Eles ajudam, portanto, a: definir os códigos CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas), a natureza jurídica, o porte da empresa, o regime tributário e verificação das alíquotas de imposto. Tudo isso é feito para garantir o máximo de segurança no cumprimento da lei e da maneira mais vantajosa.

Escrituração de documentos contábeis, trabalhistas e fiscais

Essa é uma das primeiras atribuições de um profissional de contabilidade, ou seja, registrar todos os dados e documentos que a sua empresa gera.

Periodicamente, você deve enviar contratos, notas fiscais, boletos pagos, documentos de colaboradores, extratos e muitos outros ao seu contador. Com tudo em mãos, hoje, ele reúne em um sistema contábil automatizado, organizado para controlar os dados, além de executar as demais tarefas da sua empresa.

Entrega de obrigações acessórias

Outro serviço muito relevante que uma empresa de contabilidade faz é enviar as obrigações acessórias da empresa contratante de seus serviços, como DCTF (Declaração de Débitos Tributários Federais), SPED fiscal e contribuições, apuração do Simples Nacional, DAS, RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) e outras.

Os períodos exigidos para envio desse tipo de trabalho variam bastante. Algumas são enviadas somente quando há movimentação, outras anualmente, como o SPED Contábil e ECF e há aquelas que são enviadas mensalmente. Cada obrigação segue regras próprias e o contador se responsabiliza pelo envio do que for necessário em cada caso.

Emissão de certidões negativas de débitos

Muitas entidades, bancos e organizações mantêm a rotina de solicitação de Certidões Negativas de Débitos como condição para o aceite de pedidos de empréstimos e ofertas de fornecedores. Trata-se de um documento que comprova qual é a situação fiscal e tributária das empresas frente às esferas municipal, estadual e federal.

Admissões e demissões de colaboradores de empresas

Serviços contábeis relacionados a pessoal incluem admissões e demissões de colaboradores, além de processamento da folha de pagamento. Assim, o empresário seleciona os profissionais, realiza os devidos exames admissionais ou demissionais e assina a carteira de trabalho ou a rescisão.

Já, o contador, é responsável por coletar as informações e os documentos fornecidos pelos contratantes a fim de emitir os papéis necessários para serem assinados e para a realização de cálculos.

Assessoria para gestão financeira

Este é mais um serviço atribuído aos contadores. Para tanto, é preciso fornecer dados que amparem a tomada de decisão, por meio de análise do desempenho da área de atuação do interessado.

Dessa forma, a empresa de contabilidade pode revelar informações importantes que façam diferença para quem administra o negócio e, sem a expertise de um contador, poderiam passar despercebidas. Com isso, o seu empreendimento pode se fortalecer ao contar com mais um serviço especializado e apto a traçar uma rota de sucesso no mundo dos negócios.

Essas são apenas algumas das atividades mais comuns desempenhadas por uma empresa de contabilidade. Por isso, é importante encontrar escritório da sua confiança e manter toda a papelada em dia.

A man leaning on a desk in an office looking at pieces of paper pinned on a whiteboard.

O que é a CNAE e como utilizá-la?

CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) é um código usado para identificar as atividades econômicas exercidas por todas as empresas engajadas na produção de bens e serviços do país. É obrigatória, também, para profissionais autônomos e organizações sem fins lucrativos.

Esse código (CNAE) é composto por 7 dígitos e deve ser informado na Ficha Cadastral de Pessoa Jurídica (FCPJ) que alimenta o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) da Secretaria da Receita Federal.

Para saber como usar, basta:

  • acessar o portal do IBGE/ CONCLA;
  • clicar na aba estrutura;
  • clicar na seção que mais se enquadra com a sua atividade;
  • dentro de cada seção, definir a divisão;
  • a seguir, escolher o grupo;
  • por fim, verificar e selecionar a sua classe.

Como faço para alterar o contador de uma empresa?

Como faço para alterar o contador de uma empresa?

Muitas pessoas físicas ou empresas, insatisfeitas com o serviço de contabilidade que contrataram, seja em razão do custo ou do atendimento recebido, acabam se deparando com uma dúvida: é possível alterar o contador ou escritório de contabilidade de uma empresa? A resposta simples é: sim, você pode trocar o seu contador a qualquer momento.

No entanto, o estabelecimento de um vínculo de trabalho, muitas vezes, leva as empresas ou pessoas a pensarem que esse procedimento é complicado, mas isso é um engano. Essa troca é muito simples, está prevista no Código de Defesa do Consumidor, e pode ser vital para garantir a manutenção da regularidade fiscal do seu negócio em dia.Assim, para esclarecer e desmistificar essa questão, decidimos criar este post, para que você entenda como a mudança do contador de uma empresa pode ser uma tarefa rápida e relativamente livre de burocracia. Vamos conferir?

Como fazer essa transição

A primeira dúvida que surge na maioria das vezes, é saber se é possível encontrar um profissional que não repita os mesmos problemas do anterior, não é mesmo? No entanto, esse é um risco que todos podemos correr. Assim, vale a pena investir tempo e disposição para melhorar a sua situação. Vejamos o que fazer, a seguir:

Consulte o seu contrato atual

O primeiro passo para fazer a transição de contador é ficar atento para o conteúdo do atual contrato de serviço. Alguns escritórios incluem uma cláusula contendo multa por rescisão contratual antes do prazo combinado, que pode variar de contrato para contrato. Com isso, você corre o risco de ter de pagar essa multa quando optar pela troca de contador.

Verifique possíveis pendências

Antes de alterar o contador de uma empresa, é muito importante analisar se ainda há pendências deixadas pelo atual escritório de contabilidade ou alguma situação prestes a ser solucionada, como parcelamentos de débitos federais, estaduais ou municipais, por exemplo.

Uma dica segura é checar os documentos de até 5 anos passados, a fim de detectar eventuais erros ou pendências que ainda possam prejudicar a sua empresa e que por lei, devem ser corrigidos pelo seu atual prestador de serviço.

Esse trabalho é minucioso, mas necessário para evitar surpresas desagradáveis no momento da troca de profissional. Contudo, vale lembrar que, mesmo depois da mudança de contador, qualquer erro anterior à troca que não tenha sido detectado, continua sendo de responsabilidade do escritório que atuava na época.

Comunique a sua decisão ao contador atual

Para alterar o profissional contábil, é preciso formalizar o cancelamento dos serviços por meio do envio de e-mail ou de carta registrada via correio. No conteúdo do seu comunicado, preencha os dados da empresa, bem como a data em que o contrato se encerra.

Via de regra, o contador tem trinta dias para reunir a documentação cadastral, fiscal, contábil e pessoal da empresa contratante, além de senhas e logins em sua posse, para devolver aos proprietários. É claro que nesse ponto do processo, você já identificou e escolheu o novo escritório que prestará os serviços e juntos, já criaram um plano de transição adequado, que facilite ao máximo essa transição.

Formalize a troca para o novo escritório

Agora, para alterar o contador de uma empresa, é preciso formalizar essa troca para o novo escritório que assumirá os serviços de contabilidade. Para tanto, recomenda-se que se preencha um termo de transferência de responsabilidade técnica e que, geralmente, fica a cargo dos próprios escritórios, dispensando a interação da empresa contratante, nessa parte da tramitação.

Finalmente, o novo contador deve elaborar um contrato de prestação de serviços contábeis, detalhando os termos de sua responsabilidade técnica junto à empresa contratante. O Escritório de Contabilidade São Paulo, em Maringá, poderá ajudar com a sua alteração para um novo profissional. 

Somos uma empresa de contabilidade que atua há quase 55 anos na região norte do Estado do Paraná. Acumulamos uma extensa experiência nas áreas fiscal, contábil e de RH e estamos sempre nos atualizando no que diz respeito à legislação e às novas tecnologias. Nosso time de contadores continua se capacitando para melhor atender aos nossos clientes!

Se a sua empresa está em busca de novos profissionais contábeis, entre em contato e solicite um atendimento sem compromisso. Teremos imenso prazer em explicar os passos necessários, e você poderá ter todas as suas dúvidas respondidas!